No tengo tiempo para tener prisa

Decía el teólogo John Wesley «no tengo tiempo para tener prisa» y es que en la sociedad de la inmediatez donde todo es para ya, sin duda uno ha de aprender a gestionar su tiempo con eficacia y aprender a organizarse con el objetivo de no caer en ese estrés tan temido. En muchas ocasiones confundimos la urgencia y la importancia, y son dos conceptos muy diferentes.
Existe mucha literatura sobre el tema de la gestión del tiempo y diferentes metodologías, pero una de las más conocidas últimamente a la vez que más exitosas es el método GTD Getting Things Done. Se trata de un método de gestión de las actividades y cuyo creador es David Allen con su libro  muy recomendable ‘Organízate con eficacia’ que se ha convertido con el tiempo en un paradigma de la productividad personal. El éxito radica sin duda en las herramientas que se aportan desde el sentido común y la facilidad con las que se pueden aplicar. Os dejo un artículo del psicólogo experto en innovación y productividad, José Miguel Bolívar publicado en Emotools y titulado GTD: Productividad personal para gente que innova.

«Antes, casi todo era evidente. Desde tiempos prehistóricos hasta la Era Industrial, las personas tenían bastante claro qué significado tenían para ellas las cosas que les rodeaban, cómo les afectaban y que debían hacer al respecto. Los cambios eran escasos y suficientemente lentos como para poder entenderlos e integrarlos en el día a día de forma satisfactoria. En este contexto, la clave para lograr resultados era hacer.

En la Era de la Información la situación ha cambiado. Ahora todo es nuevo más a menudo y eso hace imposible no solo entender e integrar todos los cambios en nuestra vida, sino incluso ser conscientes de todos ellos. Nos encontramos, por primera vez en la Historia, en una situación en donde la mayoría de las cosas ya no son evidentes. En este contexto, la clave para lograr resultados es saber decidir qué hacer.

Los antiguos modelos de “gestión del tiempo” eran válidos en entornos donde el ritmo de cambio era moderado y el corto plazo relativamente predecible, ya que el tiempo solo es “gestionable” cuando sabes con certeza de cuánto dispones, algo que a día de hoy es sencillamente inimaginable.

GTD, las siglas de Getting Things Done, surge en los albores del siglo XXI para dar respuesta a la necesidad que tienen las personas de gestionarse de forma efectiva en esta nueva realidad, en la que la cantidad de información sigue aumentando de forma exponencial y las interrupciones y los cambios de prioridad son parte esencial del paisaje cotidiano.

En su desarrollo, GTD incorpora elementos como el systems thinking o el design thinking. Partiendo de un enfoque sistémico, centrado en la persona como un todo, sintetiza los principios universales que permiten obtener el control y la perspectiva necesarios para relacionarnos proactivamente con la realidad que nos rodea y para saber tomar en cada momento la decisión más adecuada en función de las circunstancias en que nos encontramos.

En GTD abundan las metáforas a la vez que se hibridan teorías y conceptos de diversas fuentes, desde la teoría de flujo de Mihály Csíkszentmihályi a conceptos del karate, pasando por herramientas de coaching o diversas técnicas de visualización utilizadas por deportistas.

GTD: La Productividad Personal al servicio de la Innovación

Uno de los hallazgos de David Allen es que la productividad es máxima en el estado de flujo. En otras palabras, nuestra productividad depende tanto de nuestra capacidad para centrarnos en la tarea como de tomar decisiones adecuadas en cada momento según las circunstancias.

El primer paso hacia la eficacia personal es lograr una “mente como el agua”, es decir, una mente capaz de reaccionar a la medida de las cosas, de forma creativa, sin estrés, abierta a todo y capaz de rendir al máximo en cada momento. Esto se obtiene al combinar el uso de tres herramientas:

1) El método de los 5 pasos para administrar el flujo de trabajo permite ese “milagro” de vaciar la mente, obteniendo una reconfortante sensación de confort. Este método te permite dibujar el mapa con todos tus compromisos, contigo o con otras personas y el simple hecho de saber que están todos allí es suficiente para devolverte el control. A partir de ahí eres capaz de decidir donde quieres ir en cada momento, siendo consciente de todas las opciones disponibles y estando seguro de que ninguna se te pasa por alto.

2) El modelo de 6 niveles de perspectiva es el complemento ideal al método de los 5 pasos, ya que te da información sobre las consecuencias a corto, medio y largo plazo de tus decisiones. Gracias a este modelo no sólo sabes qué caminos puedes tomar en tu mapa, sino a dónde te llevan y qué significa tomar uno u otro.

3) El tercer elemento de GTD es el método de planificación natural de proyectos.

1. Se comienza por definir el propósito del proyecto, el “¿qué resultado quiero conseguir?” y el “¿para qué quiero conseguirlo?”, enfoque que al igual que en el design thinking, evita partir del problema para concentrarse en la solución deseada
2. El siguiente paso es visualizar el resultado deseado, tener claro “¿cómo voy a saber que lo he conseguido?” Se trata de construir la visión del resultado deseado
3. Lo siguiente es un ejercicio de pensamiento divergente, una tormenta de ideas o brainstorming, cuya finalidad es generar la mayor cantidad posible de ideas, independientemente de su calidad, viabilidad, etc. El objetivo es responder a la pregunta “¿qué puedo hacer para conseguirlo?”
4. A continuación viene una fase complementaria de pensamiento convergente y síntesis. Consiste en elegir alternativasde entre las surgidas en el ejercicio anterior y prototiparlas, eligiendo las que más nos aproximen al resultado buscado
5. Por último, una vez definidas las secuencias a seguir, el siguiente paso esidentificar cuales son las próximas acciones, es decir, las siguientes acciones físicas que debemos llevar a cabo para que el proyecto avance.

GTD: Productividad Personal para Innovadores

Diariamente en todo el mundo hay millones de personas que innovan. Unas buscan nuevas y mejores formas de aumentar su eficacia personal y lograr los resultados que desean. Otras buscan nuevas y mejores formas de crear productos, servicios y soluciones, modelos de negocio o formas de gestión.

Muchas de ellas hacen ambas cosas. Son innovadores que usan GTD. ¿Eres tú ya una de ellas?»

Comparto un vídeo que invita a la reflexión sobre como nos gestionamos el tiempo…